一份最新报告发现,由于强迫员工参加毫无意义的会议,公司浪费的时间损失了数十亿美元。
研究发现,一名职业人士平均每年花在无意义会议上的时间约为13天。
报告称,2019年这将给英国经济造成450亿英镑的损失,这比员工认为比脚趾疼痛、耽误通勤、卫生间没纸、下雨没带伞等事情更让人恼火。
Doodle平台采访了来自英国、德国、美国和瑞士的6500多名专业人士,对其平台在2018年安排的1900万次会议进行了审查。
调查发现,超过三分之一(37%)的专业人士认为,不必要的会议是公司最大的成本,近一半的人表示,这些会议在工作场所制造了混乱,并对他们实际工作的能力造成了负面影响(比例分别为43%和44%)。
对于工作场所开会所耗费的所有时间,三分之一(33%)的人表示,他们觉得自己无法为更广泛的群体做出贡献。
研究人员确实发现,尽管面对面的会议存在缺陷,但它仍然比其他许多选择更受欢迎。
在接受调查的专业人士中,76%的人表示,这是他们最喜欢的方式,其它方法得分较低。
只有7%的人喜欢电话会议,而视频电话和即时通讯在研究参与者中只有5%和4%的人喜欢。
绝大多数人(95%)也认为面对面交流是一种建立工作关系的有效方式,而对即时通讯这么认为的比例不到一半(47%)。
北卡罗来纳大学(University of North Carolina)管理学教授、《会议的惊人科学》(The Surprising Science of Meetings)一书的作者史蒂文•罗格伯格(Steven Rogelberg)说:“对会议的研究非常关键。”
也许没有其他工作活动是如此普遍,却又如此令人抱怨。
“尽管科技让远程见面变得越来越容易,这是件好事,但人们聚在一起面对面地见面,会产生一种特别强大的联系在一起的感觉。”
“面对面的交流往往更加丰富和微妙,鉴于语言和非语言的暗示很容易就会大量存在。”
“这些额外的因素不仅能促进更深层次的理解,还能帮助培养人际关系,因为沟通的意图更容易被发现和理解,误解也更容易避免。”
“在虚拟会议中,人们更容易躲在后台完成多项任务,而面对面的会议则不同,它往往更有责任感,也更有参与感。”
伦敦帝国理工学院(Imperial College London)组织行为学和领导力副教授桑卡尔普•查图维迪(Sankalp Chaturvedi)博士在谈到如何打造一场成功的会议时表示:
“一场成功且高效的会议的秘诀在于准备。议程不能太长。否则,就有可能在第一个议题上花太多时间,而后面的议题就被匆匆带过了。会议议程应该提前很长时间分发,包括会议预期的目标、议题和时间分配的具体细节。”
研究还给出了人们对一场会议的好坏的定义:
什么因素影响会议?怎样才能有一个好的会议?
•设定明确的目标——72%
•制定清晰的议程——67%
•房间里没有太多的人——35%
什么导致了糟糕的会议?
•有人在会议期间接电话或发短信——55%
•参与者互相打断——50%
•不听他人意见的人——49%
•迟到或早退的人——49%
•人们长时间不说话——46%